Ако си дизайнер – особено фрийлансър или част от малък екип – времето винаги е малко. Между клиенти, ревизии, имейли, нови заявки и всички странични идеи, става трудно да различиш важното от спешното.
Игнорирай за момент червените домати - ще разбереш какво означават след малко. В тази статия ще ти покажа някои от най-работещите техники и инструменти, които ми помагат да организирам времето си така, че:
да върша реална работа (не само да си местя задачите по календара, макар че ми харесва),
да запазя фокус, дори когато водя разговор докато работя,
и да имам време и за себе си, макар и не винаги да го прекарвам по "най-разумния" начин.
1. Не всичко е „спешно“ – матрицата на Айзенхауер
Една от най-простите и полезни техники за приоритизиране е т.нар. Eisenhower Matrix.
Разделяш задачите си на 4 категории:
Важно и спешно → Правиш веднага
Важно, но не спешно → Планираш
Спешно, но не важно → Даваш на някой друг (ако можеш)
Нито важно, нито спешно → Премахваш
Пример: Дизайн ревизия с краен срок утре? Спешно и важно. Нова идея за проект? Важно, но не спешно. Имейл от непознат с въпрос за партньорство? Спешно, но не важно.
2. Time blocking: планирай си деня, или някой друг ще го направи вместо теб
Ако не си запазиш време за дълбока работа – все ще се намери нещо, което да го запълни.
Какво правя аз:
Разделям деня си на блокове. Например 2 блока за дизайн, един за мейли, един за срещи, и един за довършителни работи.
Един блок от време е 90 минути и една почивка между тях е 20-30 минути. Почти никога не си взимам пълна почивка, но това все пак ми помага да маркирам и приоритизирам по-важните неща през деня.
Използвам си Apple Calendar по подразбиране, но може да го направиш във всякакъв инструмент - включително и Notes, Notion или просто на лист хартия
Слагам най-трудното или важното преди обяд, когато съм най-свеж. Машиналната работа и срещите с клиенти и партньори са с по-малък приоритет, затова ги върша следобяд.
Deep work: Един 90 минутен блок е оптималното време за фокусирано време и изпадане във flow state - състояние, в което можеш да останеш активен и фокусиран върху едно нещо и да го свършиш наистина качествено.
3. Daily и weekly review – мини ретроспекция
Пет минути в края на деня могат да ти спестят часове утре. По-добре да се събудиш с ясна идея какво трябва да свършиш. За добро или лошо, това понякога може да те вдигне и по-бързо от леглото.
Примери:
Какво свърших днес?
Какво не успях и защо?
Какво мога да подобря утре?
В края на седмицата:
Кои проекти вървят добре?
Къде губя време?
Кои задачи не си струват енергията?
Това не е дневник. Това е навик, който ти дава поглед отгоре. Ако искаш да го допълниш, винаги може да си зададеш въпроси като "За какво съм благодарен днес" и друг тип personal journaling похвати. Ще покрием това в друг блог пост някой ден.
4. Минимална система за задачи: не прекалявай
Много хора прекарват повече време в систематизиране, отколкото в реална работа. Аз съм минал през Stickies, TextEdit, Evernote, Trello, Basecamp, Asana, JIRA, Airtable, Notion, ORA, и какво ли още не.
Също като популярното изказване за Вълкът - инструментите се менят, но нрава - не. Понякога това да управляваш и организираш инструменти отнема от най-ценното ти време. Особено, ако става въпрос за JIRA (съжалявам, Atlassian, you can do better).
Препоръчани инструменти:
Pen & paper – винаги работи, както и всеки Notes app.
Notion – за дневно и седмично планиране, списъци, контекст
Toggl или Clockify – за проследяване на време, особено при почасово ценообразуване
Вече има вграден тракинг в повечето project management инструменти (ORA, ClickUp, Assista и др.)
Всякакъв spreadsheet - попълвай си работата в таблица всеки ден. Следи къде отива времето ти.
Pen & paper – винаги работи
Съвет: Избери само 1-2 инструмента. Иначе ще менажираш инструменти, не задачи.
5. Буфери, паузи и фокусни сесии
Ако се чувстваш постоянно изцеден(а), може би не планираш… възстановяване. Вземи си малко почивка. За предпочитане е да се разходиш, да потренираш… но ако искаш да гледаш сериал или да играеш StarCraft, be my guest. Whatever keeps you going :)
Практики, които помагат:
Остави 15-30 минути буфер между задачи – особено преди и след срещи
Помни, че фокусът има граници – 2-3 „deep work“ сесии на ден са напълно достатъчни
Ограничавай задачите - ползвай таймери: Pomodoro (25/5 минути) или 90/20 минути сесии
И ако още не си се досетил, червените домати са вдъхновени от Pomodoro таймера, вдъхновил Francesco Cirillo да създаде техниката Помодоро през 1980. Google that.
Заключение
Времето няма да ти стигне. Никога. И лети много бързо, повярвай ми. Но можеш да го управляваш по-добре.
Няма идеална система, но всяка малка стъпка помага – дали ще е 15 минути в края на деня, таймер, или просто да не казваш „да“ на всичко. Всеки има собствен ритъм, предизвикателства и формула за успеха, която трябва да открие.
Най-важното? Бъди честен(на) със себе си къде ти отива времето. Оттам започва всичко. What gets measured gets done.
